Sorveglianza

L’Archivio di Stato di Perugia esercita la sorveglianza sugli archivi prodotti e conservati presso gli uffici della pubblica amministrazione esistenti nel territorio della provincia di Perugia: la normativa in vigore (DPR 8 gennaio 2001, n. 37, e decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio) riconosce all’amministrazione archivistica il compito di esercitare funzioni di controllo sugli archivi dello Stato e di sostegno alle pubbliche amministrazioni, vigilando sulla tenuta degli archivi correnti e di deposito, e collaborando alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti. Tale funzione, che punta in sostanza all’impostazione presso ogni ufficio di un efficiente sistema archivistico, è esercitata attraverso le Commissioni di sorveglianza, previste presso ogni istituto dell'amministrazione statale e composte da rappresentanti dell'ufficio interessato, dell'Archivio di Stato competente e del Ministero dell'Interno.

Nell’ambito della propria attività, le Commissioni di sorveglianza attive nella provincia di Perugia elaborano proposte relative all’eliminazione -  in termini tecnici si parla di “scarto” - della documentazione archivistica conservata nei singoli uffici e che viene individuata, in base ai cosiddetti “piani di conservazione”, come non destinata alla conservazione permanente. Attraverso questi strumenti di conoscenza e di intervento sugli archivi, le commissioni possono selezionare non soltanto la documentazione da distruggere e quella da salvaguardare, ma anche quella da trasferire periodicamente all’Archivio di Stato. Il Codice dei beni culturali e del paesaggio infatti, recependo la normativa precedente, stabilisce  che gli uffici statali debbano versare “i documenti relativi agli affari esauriti da oltre quarant'anni, unitamente agli strumenti che ne garantiscono la consultazione”.

Il 22 febbraio 2010 l’Archivio di Stato di Perugia, allo scopo di incontrare responsabili e operatori degli archivi degli uffici statali attivi nell'ambito provinciale, ha tenuto una giornata di studio sul tema: "Gli archivi degli uffici periferici dello Stato italiano fra passato e futuro".