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storia istituzionale / nota biografica: Nel XIII secolo il notariato era al suo massimo sviluppo. Nella seconda metà del XIII secolo, a Perugia, la corporazione dei notai non aveva uno statuto proprio, ma le attribuzioni dei suoi membri erano disciplinate dallo Statuto del comune del 1279, da cui si può desumere la legislazione notarile. Il notaio assisteva i magistrati in tutte le loro funzioni e prendeva parte a tutta la vita del comune: in qualunque ufficio in cui vi fosse stato bisogno di verbalizzare le relative mansioni o di tenere un registro, ci doveva essere un notaio, e anche i privati per qualsiasi atto ricorrevano a lui. Gli atti notarili erano conservati presso il notaio che li sottoscriveva e alla sua morte passavano agli eredi o ad altro notaio con il consenso del consiglio generale della città.
storia archivistica: Nello statuto del comune del 1342 si stabiliva che i notai dovessero consegnare nell'archivio comunale ("armario de' libri del Comune") copia autentica di tutti gli atti da loro rogati. Di fatto, dunque, un archivio notarile dovette esistere fin dal secolo XIV, perché il primo protocollo conservato, del notaio Massarello di Pellolo, porta la data del 1361. Nella riformanza del comune di Perugia del 26 febbraio 1415, "Ordinamenta super libris notariorum mortuorum", viene stabilito che, entro un mese dalla morte del notaio, gli eredi dovessero consegnare o a un notaio di fiducia o al consorzio dei notai la produzione notarile del notaio defunto. Nel 1484 i priori del comune di Perugia richiesero al papa la fondazione di un archivio notarile, che venne istituito il 7 dicembre 1484 con breve di papa Innocenzo VIII diretto al legato di Perugia, cardinale Giovanni da Milano. Nel breve si obbligavano i notai a portare tutti gli istrumenti e testamenti nella sede dell'archivio.
Gli archivi notarili erano posti sotto il controllo del Prefetto o Presidente degli archivi che annualmente doveva inviare un visitatore nelle varie sedi degli archivi dello Stato per controllare e far rispettare il regolamento. Nel secolo successivo il bando di Sisto V "Sopra l'osservanza dell'ordinationi dell'Archivij eretti da N.S. Sisto papa V, in tutte le città, terre e luoghi mediate, & immediate soggetti alla S. Sede Apostolica, Henrico del titolo di S. Prudentiana prete cardinale Caetano della S. R. C. Camerlengo", del 12 settembre 1588, organizzò il funzionamento degli archivi in tutti i luoghi soggetti alla sede apostolica. Tale bando prevedeva, tra le norme sulla tenuta degli archivi: l'obbligo per tutti i notai di consegnare all'archivista competente per territorio copia autentica sottoscritta di lor mano e segnata del lor segno entro quindici giorni dalla stipulazione di ogni atto rogato; all'archivista dovevano essere consegnati dagli eredi dei notai o dai loro successori tutti li protocolli o altrimente tutti gli istrumenti da detti notai rogati e altre scritture attinenti in qualunque modo all' offitio del notaro (cap. 4); il capitolo 10 obbligava i comuni ad ospitare l'archivio in una stanza del palazzo della loro residenza (a Perugia questo era situato fin dal 1327 in una sala del palazzo dei Priori con la scritta Armarium generale). In ottemperanza al Bando di papa Sisto V, il governatore generale dell'Umbria Innocenzo Malvasia, in una lettera del 2 agosto 1600, riporta la disposizione del cardinale Aldobrandini, con la quale si ordina che i notai debbono versare i loro istrumenti e scritture all'Archivio.
Nel Bando generale e nuovi ordini sopra gli archivi dello Stato Ecclesiastico, del cardinale camerlengo Annibale Albani del 25 agosto 1721, venne inserita la norma di "legare li protocolli e scritture anno per anno cartulandoli e facendo le rubricelle o repertori".
Il cardinale camerlengo Silvio Valenti il 1° giugno 1748 emanò il Bando generale e nuovi ordini sopra gli archivi dello Stato Ecclesiastico: al capitolo 18 disponeva che le comunità, oltre a fornire le stanze per l'archivio, dovevano far redigere un inventario di tutti gli atti conservati; l'inventario doveva sempre restare nell'archivio e una copia di esso doveva essere consegnato ai Priori.
Dopo la Restaurazione Pio VII, il 31 maggio 1822, emanò il motu proprio Sulli notai ed archivi, con il quale si decise che gli archivi notarili venissero conservati nei capoluoghi di provincia, nelle città di governo distrettuale e nelle località di residenza dei governatori; che la domanda per poter esercitare la professione di notaio dovesse essere inviata al Prefetto degli archivi, il quale, accertata l'idoneità dell'aspirante e valutati i risultati dell'esame sostenuto, doveva farne relazione al pontefice per ottenerne la nomina; che il notaio dovesse aver compiuto ventiquattro anni; inoltre venne abolito l'appalto dell'archivio da parte del comune.
Nel 1868 il Senato italiano approvò un disegno di legge in base al quale doveva essere istituito un archivio in ogni capoluogo di provincia, ma questo non divenne legge perché i sindaci vi si opposero, in quanto la proprietà degli archivi notarili sarebbe stata loro sottratta. La Legge n. 2786 del 25 luglio 1875 dispose all'art. 3 che vi fosse un collegio di notai e un archivio in ogni distretto sede di tribunale civile e correzionale. Il r.d. n. 4949 del 29 giugno 1879 previde l'istituzione dell'archivio notarile distrettuale di Perugia.
criteri di ordinamento: Viene pubblicata una parte dell'archivio del collegio notarile di Perugia, la serie dei protocolli; la suddivisione del complesso archivistico nelle due serie "protocolli" e "bastardelli", fondata sul criterio dell'aspetto esteriore della documentazione, risale alla fine del XVIII secolo e, sebbene archivisticamente impropria, è stata comunque mantenuta anche in tempi recenti in quanto ormai affermata e consolidata storicamente.
La serie dei protocolli era dotata, al momento del versamento in Archivio di Stato del 1951, di un semplice elenco di consistenza, con l'elenco cronologico dei notai con gli estremi della loro attività e il numero complessivo dei protocolli. Nel corso degli anni si realizzò un inventario più analitico, in forma cartacea, e una banca dati Access. Ai pezzi furono dati numeri di corda progressivi seguendo uno stretto ordine cronologico, perciò la numerazione attuale non segue la vecchia numerazione (riportata nell'inventario). Il database Access che è servito da base per il riversamento on line comprendeva come campi, per ciascun registro di protocollo, oltre all'ente conservatore e alla serie (identici per tutti i record), il numero di corda attuale, gli estremi cronologici, il numero delle carte, il nome del notaio in italiano e in latino, l'indicazione della porta e della parrocchia di appartenenza (se conosciute), la tipologia degli atti, la presenza o meno di indice, minute o carte sciolte, altri campi per descrivere il tipo di coperta e infine le note.
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