Per trovare negli archivi dati su avvenimenti, epoche o processi storici, luoghi, persone, è necessario possedere informazioni che permettano di avviare la ricerca, individuando innanzitutto le istituzioni nelle cui competenze quell’oggetto rientrava o altri soggetti (persone, famiglie) che potrebbero aver avuto una relazione con esso.
All'identificazione di questi soggetti, che implica in genere la ricostruzione del contesto storico e ambientale in cui si situa ciò che si sta cercando, fa seguito il riconoscimento delle fonti documentarie che essi hanno prodotto. Lo stesso procedimento deduttivo si applica all'analisi delle articolazioni degli archivi, rendendoli intellegibili e permettendo di comprendere la rete di relazioni che legano i documenti fra loro.
Consultando correttamente gli strumenti di ricerca prodotti dagli archivisti si può aprire la strada alla selezione delle serie e quindi mettere a fuoco i documenti pertinenti la ricerca, a condizione che il contesto di produzione e archivistico da cui si è partiti sia tenuto presente e utilizzato mentre si analizzano e si interpretano i documenti.
È evidente che quanto più numerosi e saldi sono gli elementi di ricerca e gli indizi acquisiti soprattutto attraverso un attento esame della bibliografia e quanto più precise e mirate sono le domande con cui si interrogano gli archivi, maggiori e più promettenti saranno i risultati della ricerca. Chi si misura con il reticolato degli archivi sa che individuare proficui percorsi di ricerca richiede non solo la capacità di porre le domande giuste ai documenti, ma anche quella di saper leggere e interpretare sia le chiavi di ricerca coeve ai documenti e predisposte da chi li ha prodotti, sia gli strumenti di descrizione (inventari, indici, repertori) messi a punto dagli archivisti, utilizzando attentamente le istruzioni per l’uso e le informazioni che essi contengono.
È noto che gli archivi, a differenza di altri beni culturali, sono accessibili solo attraverso la mediazione e la guida di strumenti descrittivi in grado di rappresentare idonee chiavi per la ricerca dei documenti e dei dati.
Rispetto a quelli tradizionali, cartacei, gli strumenti consultabili attraverso il web hanno una diversa struttura logica. Le moderne basi di dati che contengono informazioni strutturate sugli archivi e sulle loro relazioni reciproche sono interrogabili all’interno di sistemi informativi dotati di interfacce per l’utente, il cui proficuo utilizzo implica in ogni caso una corretta impostazione della ricerca archivistica.