La Sala di studio della Sezione di Archivio di Stato di Spoleto

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REGOLAMENTO DI SALA DI STUDIO

Condizioni di ammissione
Per essere ammesso, l’utente dovrà esibire al personale di servizio un documento d’identità valido e compilare una domanda di ammissione indirizzata al direttore dell’Archivio di Stato di Perugia, indicando correttamente i propri dati anagrafici, i recapiti e l’oggetto della ricerca. La domanda ha valore per l’intero anno solare e deve essere rinnovata in caso di cambiamento dell’oggetto della ricerca. Richiedendo l’ammissione alla sala di studio l’utente dichiara di rispettare le disposizioni, contenute nel Codice deontologico e di buona condotta, relative al trattamento dei dati personali eventualmente presenti nella documentazione avuta in consultazione (Provvedimento del Garante della privacy del 14 marzo 2001, n. 8/9/21, pubblicato sulla G.U. 5 agosto 2001, n. 80). Non possono essere ammessi gli utenti incorsi nel provvedimento di esclusione dalle Sale di studio degli Archivi di Stato.
Condizioni per la consultazione
Entrando in sala studio l’utente è tenuto ad apporre la propria firma di presenza, in modo leggibile, sull’apposito registro delle presenze giornaliere, sia del mattino che del pomeriggio.
1. l’utente è tenuto a depositare cappotti, borse e contenitori e oggetti ingombranti in un armadietto a lui assegnato. La relativa chiave dovrà essere richiesta e riconsegnata, al momento dell’uscita, al personale di sala. Libri o volumi personali possono essere introdotti purché siano esibiti al personale di sala
2. gli inventari e gli altri strumenti di corredo sono liberamente consultabili presso una postazione opportunamente allestita. L’accesso agli inventari e altri strumenti informatizzati è consentito con l’assistenza del funzionario di sala 
3. al fine di salvaguardare il materiale originale, all’utente che richiede pezzi di cui è disponibile una riproduzione, verrà di norma consegnata quest’ultima. L’eventuale consultazione dell’originale deve essere richiesta, indicando le motivazioni, al funzionario di sala
4. è possibile richiedere fino a un massimo di sei pezzi al giorno, utilizzando l’apposito modulo che sarà consegnato all’utente dal personale di sala. Le consegne del materiale terminano alle ore 12.00 di mattina e alle ore 16.00 di pomeriggio. E’ consentita la consultazione di un pezzo per volta
5. per le classi di studenti, accompagnati dai docenti e per gruppi numerosi saranno preventivamente concordate con il funzionario di sala le modalità di accesso ai documenti.  Allo stesso modo, per i laureandi o dottorandi che effettuino ricerche al fine di elaborare le loro tesi di laurea o di dottorato e compatibilmente con il buon funzionamento della sala, è possibile derogare dal limite di sei pezzi giornalieri in consultazione
6. i documenti in consultazione, collocati temporaneamente in appositi ripiani della sala, possono essere trattenuti  per un massimo di 15 giorni prorogabili a seguito di un’altra richiesta. Trascorso tale limite, i pezzi saranno ricollocati nel deposito d’archivio di provenienza
7. per una migliore consultazione è data facoltà agli utenti di poter utilizzare un computer portatile, previa autorizzazione da parte del funzionario di sala. Allo stesso modo essi possono usare altri strumenti.  purché non arrechino danno alla documentazione.
Norme di comportamento
Al fine di assicurare la corretta fruizione del materiale archivistico ricevuto in consegna, l’utente è tenuto a:
1. parlare a bassa voce per non arrecare disturbo agli altri utenti
2. consultare i documenti con la massima attenzione evitando qualsiasi operazione che possa danneggiarli o alterarne l’ordine
3. non prendere appunti sopra il documento in consultazione né appoggiarvi penne o inchiostri
4. non eseguire cartulazioni o paginazioni di registri o fascicoli
5. non tenere bottiglie di bevande sul tavolo durante la consultazione 
6. non fotografare i documenti senza la preventiva autorizzazione
7. richiedere l’autorizzazione al funzionario di Sala per l’uso di un computer portatile
8. utilizzare in modo responsabile le apparecchiature della sala (lampada di Wood ecc.).
Diritti dell’utente
Gli utenti hanno diritto a un  trattamento ispirato a principi di efficienza, efficacia e imparzialità. In tal senso, essi possono:
1. chiedere e ottenere una copia del presente regolamento
2. consultare tutti i documenti conservati nell’Istituto a esclusione di quelli sottoposti alla disciplina sulla tutela della privacy
3. richiedere e ottenere assistenza nella consultazione dei documenti
4. avanzare richieste di materiale archivistico anche via fax (n. 074343789) per la consultazione
5. utilizzare il patrimonio librario della sala, nelle forme e nelle modalità previste dall’apposito regolamento della biblioteca dell’Istituto
6. richiedere e ottenere riproduzioni del materiale archivistico di cui alla voce “Riproduzioni” del presente regolamento
7. richiedere e ottenere dichiarazioni e certificazioni attestanti la propria presenza in sala di studio
8. esprimere in forma verbale o scritta, con le modalità previste dalla Carta dei servizi dell’Archivio di Stato di Perugia, reclami e suggerimenti sul livello del servizio ottenuto. L'utente, nel caso voglia far rilevare esigenze e situazioni di disagio, deve rivolgersi all'addetto URP della Sezione, senza interrompere il normale andamento della Sala di studio.
Riproduzioni
L’utente della sala di studio può chiedere riproduzioni dei documenti avuti in consultazione o da materiali provenienti da risorse digitali, inoltrando una richiesta, su apposito modello, indirizzata al direttore dell’Archivio di Stato di Perugia. In questo caso, egli è tenuto al pagamento del costo della riproduzione o dei diritti secondo il tariffario vigente.
Non è consentita la riproduzione in fotocopia dei seguenti documenti:
1. atti ricadenti nella normativa sulla tutela dei dati personali
2. documenti antecedenti il 1860
3. pergamene e materiale in cattivo stato di conservazione
4. qualsiasi registro anche se posteriore al 1860.
Il rilascio delle copie richieste avviene di norma lo stesso giorno dietro il pagamento del relativo importo.
L’utente ha facoltà di riprodurre con mezzi propri la documentazione, avanzando una richiesta al direttore dell’Archivio di Stato di Perugia e dopo aver versato l’importo dei relativi diritti fissati nel vigente tariffario (€ 3,00 per ogni pezzo archivistico). 
L’utente può richiedere e ottenere una copia di materiali documentali provenienti da risorse digitali avanzando una richiesta al Direttore dell’Archivio di Stato e dopo aver versato i diritti di riproduzione il cui importo è stabilito nel tariffario vigente. Le richieste vanno compilate utilizzando il modello “A” per i soli motivi di studio e il modello “B” per le autorizzazioni a pubblicare.
L’intera area della Sala di Studio, come l’ingresso è sottoposta a videosorveglianza.
Per quanto non precisato nel presente regolamento si rinvia alla normativa vigente in materia di Archivi di Stato (in particolare il Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio e il Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali).
Regolamento della Sala di consultazione atti per uso privato e amministrativo
Orario
La sala Consultazione atti per uso amministrativo osserva il seguente orario di apertura al pubblico: dal lunedì al venerdì dalle ore 9.00 alle ore 13.00; lunedì e martedì l’apertura è prolungata anche al pomeriggio dalle ore 14.30 alle ore 16.30. In casi eccezionali, comunicati tempestivamente all’utenza, è prevista un’apertura straordinaria  nel pomeriggio dell’ultimo giovedi del mese dalle ore 14.30 alle ore 16.30.
Condizioni di ammissione
Per essere ammesso, l’utente dovrà esibire al personale di servizio un documento d’identità valido e compilare una richiesta di consultazione indirizzata al direttore dell’Archivio di Stato di Perugia, indicando correttamente i propri dati anagrafici, i recapiti, i documenti da consultare e lo scopo della richiesta.  L’utente deve reiterare la richiesta ad ogni nuova consultazione.
Condizioni per la consultazione
Entrando in Sala di Consultazione, l’utente è tenuto ad apporre la propria firma di presenza, in modo leggibile, sull’apposito registro delle presenze giornaliere.
1. l’utente è tenuto a depositare cappotti, borse e contenitori e oggetti ingombranti in un armadietto a lui assegnato. La relativa chiave dovrà essere richiesta e riconsegnata, al momento dell’uscita, al personale di sala
2. gli inventari e gli altri strumenti di corredo sono liberamente consultabili 
3. le consegne del materiale in consultazione terminano alle ore 12.00 di mattina e alle ore 16.00 di pomeriggio.  
4. per una migliore consultazione è data facoltà agli utenti di poter utilizzare un computer portatile, previa autorizzazione da parte del funzionario di sala. Allo stesso modo essi possono usare altri strumenti,  purché questi non arrechino danno alla documentazione.
Norme di comportamento
Al fine di assicurare la corretta fruizione del materiale archivistico ricevuto in consegna, l’utente è tenuto a:
1. parlare a bassa voce per non arrecare disturbo agli altri utenti
2. consultare i documenti con la massima attenzione evitando qualsiasi operazione che possa danneggiarli o alterarne l’ordine
3. non prendere appunti sopra il documento in consultazione
4. non eseguire cartulazioni o paginazioni di registri o fascicoli
5. non appoggiare penne o inchiostri che possano danneggiare i documenti
6. non tenere bottiglie di bevande sul tavolo durante la consultazione
7. non fotografare i documenti senza la preventiva autorizzazione
8. richiedere l’autorizzazione al funzionario di Sala per l’uso di un computer portatile.
Diritti dell’utente
Gli utenti hanno diritto a un  trattamento ispirato a principi di efficienza, efficacia e imparzialità. In tal senso, essi possono:
1. chiedere e ottenere una copia del presente regolamento
2. richiedere ed ottenere assistenza nella consultazione dei documenti
3. richiedere ed ottenere riproduzioni del materiale avuto in consultazione con i limiti e modalità previsti nella sezione “Riproduzioni” 
4. esprimere in forma verbale o scritta, con le modalità previste dalla Carta dei servizi dell’Archivio di Stato di Perugia, reclami e suggerimenti sul livello del servizio ottenuto.
Riproduzioni
Salvo l’eventuale diritto all’esenzione, la richiesta di fotocopie per motivi personali o amministrativi è assoggettata al pagamento dell’imposta di bollo, così come l’erogazione delle fotocopie stesse.  La consegna delle copie avverrà entro le ore 12.00 del giorno successivo alla richiesta.
Regolamento del servizio biblioteca
Orario

Il servizio di consultazione dei volumi della biblioteca dell’Istituto osserva lo stesso orario della Sala di Studio.
Condizioni di ammissione
Possono usufruire del servizio di lettura dei volumi della biblioteca tutti gli utenti che abbiano presentato la domanda di ammissione alla Sala di studio. La biblioteca non effettua servizio di prestito al pubblico.
Condizione della consultazione
Il materiale bibliografico viene richiesto dall’utente utilizzando l’apposito modello debitamente compilato.
1. i volumi sono consegnati al richiedente dal personale di servizio in Sala di studio
2. i volumi possono essere consultati soltanto nella Sala di Studio
3. è consentita la consultazione di un massimo di sei volumi al giorno
4. le tesi di laurea sono consultabili soltanto dopo cinque anni dalla loro discussione, salvo diversa indicazione dell’autore
5. le pubblicazioni prese in lettura devono essere riconsegnate al termine della consultazione
6. in caso di smarrimento o danneggiamento del materiale avuto in lettura, l’utente è tenuto al suo reintegro o al versamento di una somma non inferiore al valore commerciale del volume.
Norme di comportamento
Per quello che concerne il comportamento dell’utente nella fruizione dei volumi si rimanda all’analoga voce del regolamento di Sala di studio.
Diritti dell’utente
1. l’utente ha diritto di consultare tutti i volumi della biblioteca con esclusione di quelli in precario stato di conservazione e in ogni caso nel rispetto delle disposizioni contenute nella voce “Condizione della consultazione”
2. l’utente può chiedere riproduzioni del materiale librario avuto in lettura.
Riproduzioni
L’utente che intenda far eseguire riproduzioni di materiale librario deve presentare richiesta al Direttore dell’Archivio di Stato di Perugia, utilizzando l’apposito modello (mod. 18). Essa è consentita nei seguenti casi:
1. per pubblicazioni afferenti alle discipline archivistiche, paleografiche, diplomatiche e scienze affini
2. per opere non soggette al copyright, nella misura massima del 15%
3. non è consentita la riproduzione di opere a stampa antecedenti il 1900, volumi in cattivo stato di conservazione, volumi con formato superiore a cm. 25x32x6, enciclopedie, dizionari e vocabolari, tavole fuori testo di opere a stampa, tesi di laurea e di dottorato, tranne che la richiesta non sia accompagnata da una autorizzazione scritta dell’autore.
Per le riproduzioni di materiale librario l’utente è tenuto al pagamento del relativo costo il cui importo è previsto nel vigente tariffario.
Per quanto non precisato nel presente regolamento si rinvia alla normativa vigente in materia di Archivi di Stato (in particolare il Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio e il Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196).