La Sala di studio "Roberto Abbondanza" dell'Archivio di Stato di Perugia

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La Sala di studio "Roberto Abbondanza" dell'Archivio di Stato di Perugia
REGOLAMENTO DI SALA DI STUDIO

Principi
Tutti i cittadini italiani o stranieri hanno diritto di consultare i documenti in possesso degli Archivi di Stato, salvo le limitazioni poste dalla normativa vigente in materia di riservatezza e di protezione dei dati personali e sensibili e le condizioni legate allo stato di conservazione dei documenti. La consultazione avviene secondo le modalità previste dal presente Regolamento. L’Istituto ha il compito di garantire il diritto alla consultazione, assicurando, mediante le valutazioni del caso e le opportune misure di controllo, che esso possa essere riconosciuto anche agli utenti futuri.

Condizioni di ammissione
Per essere ammessi è necessario esibire un documento di identità e compilare una domanda di ammissione al direttore dell’Archivio di Stato, valida per l’intero anno solare, indicando correttamente i dati anagrafici e i motivi della ricerca; la domanda deve essere rinnovata qualora venga cambiato l’oggetto della ricerca. Richiedendo l’ammissione alla sala di studio, lo studioso dichiara di rispettare le disposizioni contenute nel Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici (Provvedimento del garante 14 marzo 2001, n. 8/9/21, G.U. 5 agosto 2001, n. 80).
All’entrata della sala di studio, l’utente è tenuto a registrare la propria presenza.

Obblighi e facoltà degli utenti
Gli utenti sono tenuti a depositare: cappotti, borse e contenitori ingombranti negli appositi armadietti. La chiave degli stessi dovrà essere richiesta e riconsegnata, al momento dell’uscita, al personale di sala. Libri o volumi possono essere introdotti in sala previa esibizione al personale.
La guida agli strumenti di consultazione, gli inventari e gli altri strumenti di corredo sono liberamente consultabili sull’apposito tavolo della sala. Terminata la consultazione, lo studioso avrà cura di ricollocare l’inventario al proprio posto sullo scaffale.
Per la salvaguardia del materiale originale, allo studioso che richiede pezzi dei quali è disponibile la riproduzione, verrà di norma consegnata quest’ultima. Per l’eventuale consultazione dell’originale, dovrà essere presentata richiesta motivata al funzionario di sala.
Per motivi di studio è possibile richiedere fino a un massimo di sei pezzi al giorno, nel pomeriggio non si possono richiedere più di due pezzi. Nel deposito temporaneo si possono trattenere non più di quattro pezzi.
E’ consentita la consultazione di un solo pezzo per volta.
Per gruppi di studenti, accompagnati dai rispettivi docenti e per gruppi numerosi, saranno preventivamente concordate con il responsabile della sala, le modalità di accesso ai documenti. Per gli studenti universitari o dottorandi che effettuino ricerche ai fini della elaborazione della tesi di laurea o di dottorato o per particolari esigenze saranno concordati, sulla base di richieste dei rispettivi docenti e compatibilmente con il buon funzionamento della sala, il numero complessivo dei pezzi da richiedere nell'ambito della giornata e le modalità di consultazione.
Analogamente, qualunque utente che abbia esigenze particolari potrà concordare con il funzionario responsabile della sala di studio modalità e tempi per la consultazione.
Lo studioso che utilizza materiale documentario si impegna a consegnare una copia dell’eventuale pubblicazione o copia della tesi. Per quest’ultima lo studioso può stabilire le condizioni d’uso.

Ricerca e consultazione

Presso la Sala di studio il pubblico può consultare liberamente gli strumenti di corredo e i sussidi bibliografici disponibili sugli scaffali.
L’utente è tenuto a ricollocare correttamente il materiale prelevato, affinché possa tornare a disposizione della Sala di studio.

Le richieste

Per consultare le unità archivistiche è necessario effettuarne la richiesta, in conformità con le norme stabilite dal presente regolamento, per via telematica, utilizzando le funzionalità del sistema adottato dalla Sala di studio: le richieste di consultazione di pezzi archivistici per motivi di studio sono infatti prodotte utilizzando l’apposito modulo digitale. Il prelievo delle scritture correttamente richieste è effettuato nei seguenti orari: mattino: 9.00 / 10.30 / 12.00; pomeriggio: 14.30  (il venerdì non si effettua il prelievo pomeridiano).
Le richieste di consultazione dei documenti archivistici possono essere effettuate per via telematica anche da remoto dagli utenti già ammessi e registrati, compilando correttamente l’apposito modulo digitale (http://aspgsalastudio.xdams.net/).
Ogni scheda di richiesta è valida per una sola unità archivistica; lo studioso non può tenere sul tavolo più di un pezzo per volta.
Non possono essere consegnate allo studioso più di sei unità archivistiche al giorno. Rientra nella discrezionalità della Sala di studio l’autorizzazione alla consegna di ulteriori unità, sulla base della valutazione delle esigenze di servizio.
 
Richieste di unità archivistiche di archivi privati

Per consultare unità archivistiche appartenenti agli archivi di proprietà privata, che questo Istituto possiede a titolo di deposito, occorre farne richiesta almeno due giorni prima, per consentire al personale di verificarne lo stato di conservazione e le condizioni di accessibilità e di provvedere alla numerazione delle carte. Il responsabile del funzionamento della Sala di studio può comunicare via e-mail allo studioso l’impossibilità di effettuare la consegna nel giorno richiesto e proporre alternative.

Il deposito
I documenti richiesti vengono tenuti in deposito, a nome dello studioso, negli armadietti predisposti per un massimo di  20 giorni, trascorsi i quali verranno ricollocati al proprio posto. Il deposito può essere rinnovato inoltrando una nuova richiesta del pezzo.

Riproduzione
Del materiale documentario non soggetto a limitazioni di riservatezza è possibile ottenere copia fotostatica, tramite richiesta su modulo predisposto, a disposizione presso il funzionario di sala. Per motivi di salvaguardia del materiale documentario non è consentita la fotocopiatura di materiale anteriore al 1860 o comunque in precario stato di conservazione. Non è comunque consentito fotocopiare: materiale pergamenaceo, materiale rilegato o in cattivo stato. Per le unità costituite da carte sciolte la fotocopiatura è ammessa per un massimo di 20 carte (recto e verso). In nessun caso la stessa unità potrà essere riprodotta più di una volta nell’ambito di uno stesso mese. Le richieste di copie fotostatiche si effettuano compilando il mod. 18.
Delle mappe del Catasto “gregoriano”, per esigenze di studio, sono consentite le fotocopie per una sola porzione del foglio rettangolo, che rientri nei formati A4 e A3.
L’utente può richiedere in copia  materiali provenienti da risorse digitali, dei quali è data notizia attraverso apposito elenco.
La consegna delle copie avverrà, di norma, entro tre giorni dalla richiesta e sarà effettuata dal lunedì al venerdì, a partire dalle ore 12.00 del giorno successivo alla richiesta.
In applicazione della Circolare n. 33 del 7 settembre 2017 della Direzione Generale Archivi (Riproduzione di documenti archivistici effettuata da privati con mezzi propri. Atto di indirizzo e di coordinamento delle attività degli uffici archivistici dipendenti), gli utenti della sala di studio potranno riprodurre gratuitamente i documenti in consultazione, con mezzi propri, previa compilazione del  modulo predisposto dal Ministero e richiedibile direttamente in Sala di Studio. Per la riproduzione dovranno essere adottate modalità che non comportino alcun contatto fisico con il bene, ne l'esposizione dello stesso a sorgenti luminose, ne l'uso di stativi o treppiedi.

Consultazione atti per motivi personali o amministrativi

Il servizio di consultazione è aperto il lunedì, il mercoledì e il venerdì, dalle ore 8.30 alle 13.00 (l’accoglimento delle domande termina alle ore 12.00).
Gli utenti sono ammessi gratuitamente a fare ricerche, previa presentazione di domanda di ammissione al direttore dell’Archivio di Stato, da compilare utilizzando l’apposito modulo a disposizione presso il personale di sala ed esibendo, obbligatoriamente, un documento di identità. La domanda è valida per l’anno solare in corso.
Salvo l’eventuale diritto all’esenzione, la richiesta di riproduzioni per motivi personali o amministrativi è assoggettata al pagamento dell’imposta di bollo, così come l’erogazione delle riproduzioni stesse. Il rilascio avverrà dopo le ore 12.00.

Regole di comportamento degli studiosi
Non è consentito:
    -  parlare in sala (il funzionario di sala potrà concedere uno spazio  riservato) e tenere cellulari con suoneria attivata
    -  appoggiare la penna o altri oggetti personali sopra i documenti
    - copiare o prendere appunti sovrapponendo le proprie carte ai documenti o comunque appoggiarsi a essi
    - utilizzare mezzi impropri per fermare rotoli pergamenacei (sono a disposizione fermi in vetro da richiedere al personale di sala)
    - alterare la composizione di buste o fascicoli di carte sciolte, nonché l’ordine delle stesse
    -  tenere cibi e bevande sul tavolo
L'utente, nel caso voglia far rilevare esigenze e situazioni di disagio, deve rivolgersi agli addetti URP della sede di Perugia, senza interrompere il normale andamento della Sala di studio.
Affinché possano svolgersi le attività di studio a cui è destinata, la Sala deve costituire un ambiente tranquillo, in cui evitare disturbo e rumori molesti, salvo quelli legati al suo funzionamento e alle necessità dello stesso servizio al pubblico.
L’intera area della sala, come l’ingresso dell'Istituto, è sottoposta a videocontrollo.

BIBLIOTECA
La biblioteca osserva il seguente orario: lunedì - venerdì: 8.30-12.30; martedì e mercoledì: 15.00-17.00.
Consultazione del materiale librario
Gli studiosi possono liberamente consultare i volumi della biblioteca d’Istituto; non è tuttavia consentito il prestito, in quanto  la biblioteca non è pubblica, ma di uso interno all’Istituto.
    - è ammessa la richiesta di consultazione, presentando l’apposito modulo, debitamente compilato
    - è possibile avere in lettura n. 6 volumi al giorno
    - per quanto concerne il materiale raro e di pregio, nonché i manoscritti, è possibile avere in lettura un pezzo per volta
    - le pubblicazioni prese in lettura possono essere lasciate in deposito per non più di 2 settimane.
Riproduzioni
La riproduzione dei testi è consentita per le sezioni bibliografiche relative a Diplomatica, Paleografia e Archivistica, fino a un massimo di 20 pagine a volume.
Per la riproduzione è necessario rivolgersi ai funzionari addetti alla biblioteca dell'Istituto.