Conservazione degli archivi
Uno dei principali compiti degli Archivi di Stato è conservare il patrimonio documentario acquisito nel corso della sua esistenza, attraverso il versamento dei documenti da parte delle amministrazioni statali residenti nel territorio della provincia, il deposito di materiali da parte di enti pubblici o di soggetti privati, l’acquisto di archivi.
Agli Archivi di Stato infatti sono pervenuti nel tempo documenti provenienti sia dagli uffici statali operanti nell'ambito della provincia, sia da amministrazioni comunali e provinciali, sia da enti o associazioni di natura privata o da persone o famiglie che hanno deciso di donare o di depositare i propri archivi per assicurarne la conservazione e la valorizzazione.
Gli archivi non rispecchiano soltanto l'immagine o la vita di colui che li ha prodotti, ma anche il modo in cui questi ha voluto organizzarli e sistemarli, nonché le vicende della loro trasmissione e manipolazione da un soggetto conservatore all'altro nel corso della loro storia.
Va tenuto presente che gli archivi non sempre pervengono all’amministrazione archivistica in uno stato di ordinamento corrispondente ai criteri stabiliti da chi li ha prodotti. Anzi si verifica di frequente che al momento della loro acquisizione versino in uno stato di disordine materiale che impedisca di riconoscerne la provenienza, la struttura e le parti costitutive.
La conservazione degli archivi non consiste solo nel custodirli nello stato in cui si trovano, ma comporta anche interventi diretti a restituire loro le specifiche caratteristiche e a recuperare la loro identità storica.
Poiché costituisce un essenziale e imprescindibile interesse pubblico la fruizione del patrimonio culturale, gli Archivi di Stato, nell’ambito delle finalità loro affidate, sono attenti a legare strettamente la conservazione degli archivi alla loro fruizione.
Pertanto questi Istituti, sulla base delle risorse disponibili, elaborano progetti e programmi di riordinamento e di descrizione del materiale documentario che posseggono finalizzati a valorizzare la sua natura di fonte per la ricerca storica. Da queste attività di analisi e di studio deriva la messa a punto di strumenti che, descrivendo gli archivi e il loro contesto di produzione, rendono possibile la ricerca da parte di esperti e di storici professionisti, ma anche da parte di un più ampio pubblico di appassionati di memoria storica.
La conservazione degli archivi non solo non coincide quindi con la passiva custodia dell’esistente e implica invece una coerente, coordinata e programmata attività di studio, ma comporta anche una costante e competente attenzione alla protezione, alla manutenzione e al restauro degli archivi.
Per prevenire il deterioramento dei documenti si rende necessaria un’attività di monitoraggio delle condizioni e dell’utilizzo e l’adozione di misure idonee a evitare spostamenti che potrebbero pregiudicarne l’integrità. Costituisce un’efficace misura di protezione un’adeguata descrizione delle fonti che, insieme con la riproduzione digitale, limiti in modo significativo la movimentazione degli originali. Il ripristino dello stato di conservazione del documento costituisce in genere il risultato di delicati interventi volti al recupero della sua integrità e quindi della sua fruibilità da parte del pubblico.
Diversi e ancora non del tutto risolti sono i problemi riguardanti invece le risorse digitali, a proposito della cui conservazione non si discute soltanto di soluzioni tecnologiche, ma anche di figure che se ne assumano la responsabilità e di comportamenti che favoriscano il controllo e il monitoraggio di quelle risorse.